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商务英语信件的格式与结构

时间:2022-3-29 作者:仁爱英语网

[摘要] 商务英语信件的格式与结构基本上是固定的,一旦选定其中一种便不可以随意更改。商务英语的内容与其结构相应,其中七项是必不可缺的。熟练学会商务英语信件的格式与结构是从事对外贸易工作的必须具备技能。

[关键字] 商务英语信件;格式;结构

[中国图书分类号] H315 [文献标识码] B [文章编号] 1008 – 9144(2004) 06 – 0078 – 01

国内实行对外开放以来,对外贸易得到飞速进步。WTO的成功加入,使国内的对外贸易事业有了突破和进步。作为对外贸易中的一种基本的通讯联络方法,商务英语信件也得到广泛应用。对于外贸专业的学生与从事对外贸易的工作者来讲,熟练学会商务英语信件的格式与结构并加以应用,是必不可少的一项技能。

商务英语信件有自己独特的格式与结构。虽然目前的大家喜欢标新立异,喜欢以一种更随意、更友好的方法进行交往,但,为了防止寄信方和收信方之间因为格式、结构的不统一而引起的混乱,与由此而带来的查找不便、使双方花费非必须的时间,所以,最安全、效果最好的办法就是遵循国际上常见的、约定俗成的格式与结构。一旦选定一种格式与结构,最好是坚持用,不可以想改就改,想换就换,不然就会给他们一种不稳定、不踏实的感觉,会引起一些意料之外的麻烦,大概最后致使买卖的失败。

通常来讲,目前用的商务英语信件的格式主要有两种:传统的缩头式(the conventionalindented form) 和现代的齐头式(the modern blocked form) 。

依据英国传统做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有时或许会缩进更多。目前,齐头式在商务英语信件中用得很常见。它的突出特征就是所有信的内容都从信纸的左侧开始,段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行,以便于区别。这种格式被称作齐头式(the fullblocked form) 。但,有时把日期放在信纸的左侧会给查找带来不便,所以,大家用了一种改良的齐头式(the modifiedblocked form) ,即把日期放在右侧,而把其他内容放在左侧。

通常来讲,大家一般用单行距来布局一封信,这会使大家所写的信有一种紧凑感,但有的人在写短信的时候,更喜欢用双行距。

依据个人或企业的爱好,可以选择用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式,通常商务英语信件的结构都包含以下几部分内容:

(1) 信头(the letter – head)

(2) 案号和日期(the reference and date)

(3) 封内名字和地址(the inside name and address)

(4) 开头称呼语(the salutation)

(5) 信文(the message or the body of the letter)

(6) 结尾敬语(the complimentary close)

(7) 写信人签名或签署(the writer’s signature and designation)

(8) 需要注意的地方(the attention line)

(9) 事由、标题(the subject line)

(10) 经办人代号(the reference notation)

(11) 附件(the enclosure)

(12) 抄送(the carbon copy notation)

(13) 附言(the postscript)

在商务英语信件中,上述每一部分内容都有自己固定的地方,包括自己独特的内容,它们是不可以随意互换的。

信头所包括的是写信人的基本状况,包含他的名字、地址、电话号码、电传号码与传真号码甚至E – mail 地址。信头在信纸的最上方,有些公司把信头直接印在所用的信纸上。水平优良的信纸与一个整洁、匀称的信头,可以展示一个企业的风采,增强企业的信誉。

案号是写信时所给的、以便查看的字母或数字。常常以“Our ref”和“Your ref”来区别。它的地方通常是在信头的右侧。而日期在信头以下三行或四行,无论是齐头式还是缩头式,通常把日期放在右端,这可起到行尾有哪些用途,使信看起来更整齐。在商务英语信件中,日期必须要写全,不可以用数字的形式,由于美国和英国的日期标示法是不一样的。英国的日期标示法是“24thMarch. 2002”, 而美国的日期标示法则是“March24 ,2002”。月、日的后面用逗号,年份后面不需要标点。

封内名字和地址即收信人的名字和地址,要放在信纸的左上方,在日期以下三行或更多行,这可依据信的长短来定。

封内名字和地址要用齐头式,

紧靠信纸的左侧,如此会使信看起来整齐。

开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语,通常商务英语信件中多用Dear Sir , Dear Sirs 或Gentlemen ,并且独立成行,在封内名字和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗号,而在Gentlemen 后面用冒号。

信文是实质性的内容,信文的书写需要是简单、明确、礼貌;语法正确,切中要素;段落划分明确,每段集中于一个话题;打印准确,布局要有艺术性,使你的信件看起来赏心悦目。特别注意页边空栏,它是信文的框架。信文多用单行距,有的短信可用双行距。

结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只不过一种礼貌用语,在信中没实质意义,传统使之成为需要,并已成为习惯,所以一直沿用到今天。传统的结尾敬语有: Yours faithfully , Yours truly(多用于美国) 等,也有人用倒装的Faithfullyyours , Truly yours 等。结尾敬语需要和信文紧连一块,不可以分开,更不可以把它单独放到另一页。如遇此种状况,则信件需要重新安排、打印。

签署是写信人或其所代表企业的名字或标记。公司名字可以打印,而主管人签名则需要是手写,两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行,大约留出五行或更多的空间。

需要注意的地方的习惯用语是:For the attention of 或容易的Attention ,下面通常要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时,则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外,可放在信文以上中间。

事由或标题在开头称呼语以下两行,下加横线,除齐头式外,通常放在信文以上中间。常常是用一词或容易的几个词来表示信文的主题,让收信人先对所谈内容知道一些。

经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写,可用小写,也可用大写。

附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。常常用的形式有: Enclosure , Enclosures ,Encl. ,Enc. 等。

抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方法。明示的标记为cc ,后面加上收件人或企业的名字,可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc ,后加收件人或企业的名字,只打印在复印件上,并且只有写信人和收信人了解。

附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容,可用此方法,但应尽可能防止用。由于它或许会给人一种错觉,即在写信前,你未能非常不错地安排你的信件。这或许会影响到你的信誉。

在上述十三部分内容中,前七部分是每一封商务英语信件所必需包括的内容,而后几部分则是可有可无的。

总之,当你书写商务英语信件的时候,需要谨记:选定一种格式,坚持用,不可以变来变去;结构中的内容要安排合理得当,所必需的七部分内容全部都不可以少。布局好的信件是双方买卖的好的开始。一封布局高雅、端庄匀称的信件,会留给人一种好的印象,促进双方的进一步往来,直至买卖的达成。

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